Szczegóły jednostki
22-400 Zamość
powiat Miasto Zamość
Kierownik Biura Rady Miasta - Magdalena Pikuzińska
Do zakresu działania Biura Rady Miasta należy w szczególności:
1. Obsługa organizacyjna i kancelaryjno-techniczna Przewodniczącego Rady Miasta, komisji oraz Konwentu Rady, w tym:
1) zabezpieczenie organizacyjne sesji Rady oraz organizowanie posiedzeń komisji i Konwentu Rady,
2) zapewnienie terminowego przygotowania przez dyrektorów wydziałów materiałów na sesje Rady i posiedzenia komisji,
2. Prowadzenie ewidencji zbiorów aktów prawa miejscowego (uchwał Rady), wniosków komisji, wniosków z zebrań mieszkańców i zarządów osiedli - przekazywanie ich do realizacji i czuwanie nad terminowością udzielanych odpowiedzi.
3. Protokołowanie sesji Rady i komisji oraz sporządzanie dokumentacji z ich ustaleń.
4. Przygotowywanie w oparciu o przedstawione propozycje projektu ramowego programu pracy Rady i komisji.
5. Prowadzenie rejestru wniosków i zapytań radnych oraz wniosków samorządu mieszkańców, przekazywanie ich do realizacji i czuwanie nad terminowością udzielanych odpowiedzi.
6. Opracowywanie projektu planu spotkań i dyżurów radnych.
7. Współdziałanie z organami samorządu mieszkańców osiedli.
8. Współdziałanie z właściwymi organami w celu przygotowania i przeprowadzenia wyborów do Rady Miasta, organów samorządu mieszkańców oraz wykonywanie zadań związanych z wyborem ławników do sądów powszechnych.
9. Opracowywanie projektu statutu Miasta Zamość, statutów Osiedli, statutu Młodzieżowej Rady Miasta oraz statutu Zamojskiej Rady Seniorów.
10. Przedkładanie pod obrady Rady sprawozdań z wykonania uchwał Rady, wniosków komisji oraz wniosków samorządu mieszkańców.
11. Sporządzanie bieżącej i okresowych informacji o pracy Rady i komisji oraz z działalności samorządu mieszkańców.
12. Organizowanie szkoleń dla radnych.
13. Przekazywanie spraw zgłaszanych do Przewodniczącego Rady Miasta wg właściwości rzeczowej do załatwienia przez wydziały urzędu lub jednostki organizacyjne miasta.
14. Obsługa administracyjno-biurowa oraz przechowywanie i archiwowanie dokumentacji Młodzieżowej Rady Miasta oraz Zamojskiej Rady Seniorów.
15. Opracowywanie projektu planu budżetu Miasta w zakresie utrzymania Rady, finansowania zarządów osiedli, Młodzieżowej Rady Miasta oraz Zamojskiej Rady Seniorów.
16. Prowadzenie rejestru oświadczeń majątkowych radnych oraz umieszczanie ich w Biuletynie Informacji Publicznej.
17. Umieszczanie na stronie BIP informacji dotyczącej działalności Rady Miasta oraz Zarządów Osiedli.
18. Prowadzenie ewidencji składników majątkowych, dotyczącej majątku będącego w posiadaniu zarządów osiedli (w wersji papierowej i elektronicznej).
19. Elektroniczne przekazywanie aktów prawa miejscowego otrzymywanych z wydziałów Urzędu Miasta do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubelskiego w systemie edytora aktów prawnych XML.
20. Elektroniczne przekazywanie uchwał otrzymywanych z wydziałów Urzędu Miasta do Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie w systemie edytora aktów prawnych XML.
21. Elektroniczne przekazywanie uchwał otrzymywanych z wydziałów Urzędu Miasta do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w systemie edytora aktów prawnych XML.
22. Wprowadzanie uchwał do Bazy Aktów Własnych oraz w Biuletynie Informacji Publicznej.
23. Prowadzenie rejestru i obsługi skarg, wniosków i petycji wpływających do Rady Miasta.
24. Prowadzenie rejestru identyfikacji, oceny oraz metod przeciwdziałania ryzyka oraz kontroli zarządczej.
25. Przygotowanie umów zleceń na potrzeby Rady Miasta oraz na potrzeby Zarządów Osiedli.
26. Sporządzenie okresowych informacji statystycznych dla GUS.
27. Opracowanie planu i prowadzenie rejestru zamówień publicznych w zakresie utrzymania Rady Miasta, Zarządów Osiedli, Młodzieżowej Rady Miasta oraz Zamojskiej Rady Seniorów.
28. Przygotowanie informacji o działaniach podejmowanych wobec organów Miasta Zamość przez podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową.