Urząd Miasta Zamość

1.        W zakresie spraw organizacyjnych:

1)      rejestracja i prowadzenie zbioru umów cywilnoprawnych zawieranych przez Prezydenta,

2)      współuczestniczenie w wykonywaniu zadań związanych z wyborami do Sejmu
i Senatu, Parlamentu Europejskiego, Prezydenta RP oraz przeprowadzenia referendum,

3)      wykonywanie zadań związanych z wyborami Samorządowymi we współpracy

z Biurem Rady Miasta,

4)      obsługa sekretariatu Prezydenta i Zastępców Prezydenta oraz kierowanie obiegiem korespondencji,

5)      obsługa organizacyjno- techniczna posiedzeń Prezydenta Miasta,

6)      opracowywanie sprawozdań z pracy Prezydenta Miasta,

7)      prowadzenie obsługi przyjęć interesantów przez Prezydenta,

8)      prowadzenie spraw związanych z członkostwem miasta w stowarzyszeniach, związkach i organizacjach krajowych oraz międzynarodowych,

9)      opracowywanie projektu regulaminu organizacyjnego Urzędu,

10)  prowadzenie ewidencji porozumień zawartych w sprawie przyjęcia zadań z zakresu administracji rządowej,

11)   prowadzenie ewidencji aktów prawnych wydawanych przez Prezydenta oraz 
 ogłaszanie ich w BIP oraz w BAW,

12)   planowanie i organizowanie kontroli wewnętrznej w Urzędzie,

13)   prowadzenie kontroli wydziałów urzędu,

14)   organizacja załatwiania skarg i interwencji w interesie obywateli zgłaszanych przez mieszkańców,

15)   prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg, listów wpływających do urzędu, 
 przekazywanie ich wydziałom oraz innym jednostkom do załatwienia 
 wg właściwości, opracowywanie analiz ze sposobu załatwiania skarg, wniosków

   i petycji.

16)   organizowanie realizacji zadań z zakresu kontroli zarządczej,

17)  organizowanie szkoleń i prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem zawodowym pracowników Urzędu,

18)  prowadzenie ewidencji delegacji służbowych,

19)  prowadzenie spraw związanych z pozyskiwaniem środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego,

20)  prowadzenie spraw socjalnych pracowników i emerytów/rencistów z zakresu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

21)  opracowywanie rocznych planów rzeczowo-finansowych ZFŚS i uzgadnianie ich ze związkami zawodowymi działającymi przy Urzędzie Miasta Zamość,

22)  naliczanie odpisu podstawowego ZFŚS zgodnie z obowiązującymi przepisami,

23)  przygotowywanie zmian i projektów Regulaminu ZFŚS,

24)  opracowywanie projektu budżetu wydziału,

25)   rozliczanie przyznanych dotacji w ramach budżetu wydziału,

26)  opracowywanie preliminarzy finansowych dla wydziału,

27)   przygotowywanie zmian budżetowych w części dotyczącej wydziału,

28)  ewidencjonowanie wydatków realizowanych w ramach budżetu wydziału.

                        2. W zakresie kadr i płac:

1)    prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników miejskich jednostek organizacyjnych,

2)    gospodarowanie etatami,

3)    prowadzenie spraw emerytalnych i rentowych pracowników,

4)    przygotowywanie dokumentacji związanej z dokonywaniem okresowych ocen pracowników,

6)    ewidencjonowanie czasu pracy pracowników urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Miasta,

7)    prowadzenie spraw dotyczących praktyk studenckich,

8)    przygotowywanie dokumentacji związanej z organizowaniem naborów na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie i kierowników jednostek samorządowych,

9)    współpraca z Urzędem Pracy w zakresie staży absolwenckich oraz organizowanie prac interwencyjnych, robót publicznych w Urzędzie Miasta,

10)  prowadzenie Rejestrów oświadczeń majątkowych osób zobowiązanych do złożenia tych oświadczeń,

11)  prowadzenie archiwum akt osobowych byłych pracowników Urzędu Miasta w Zamościu oraz kierowników zlikwidowanych jednostek organizacyjnych,

12) przygotowywanie dokumentacji w związku z egzaminem ze służby przygotowawczej dla pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Miasta,

13) rozliczanie wynagrodzeń pracowników Urzędu, należności z tytułu umów cywilnoprawnych, stypendiów, nagród Prezydenta, diet Radnych, diet przewodniczących zarządów osiedli oraz członków komisji powołanych przez Prezydenta,

14) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym, podatkiem dochodowym od osób fizycznych dla pracowników Urzędu i osób niebędących pracownikami a wykonujących zadania na rzecz Urzędu,

15) prowadzenie oraz rozliczenie spraw w zakresie pracowniczych planów kapitałowych,

16) sporządzanie list wypłat,

17) sporządzanie list wypłat Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na rzecz pracowników, emerytów, rencistów Urzędu oraz ich rodzin.

3.    W zakresie obsługi urzędu:

1)    utrzymanie porządku i czystości w pomieszczeniach urzędu,

2)    zabezpieczenie mienia urzędu,

3)    zaopatrzenie urzędu w środki techniczne, sprzęt biurowy i art. papiernicze,

4)    prowadzenie ewidencji analitycznej składników majątkowych stanowiących wyposażenie urzędu,

5)    gospodarka tablicami i pieczęciami urzędowymi,

6)    gospodarowanie drukami i formularzami,

7)    zabezpieczenie informacji wizualnej dla interesantów,

8)    zabezpieczenie łączności telefonicznej, alarmowej,

9)    wykonywanie usług poligraficznych,

10)  prowadzenie archiwum zakładowego urzędu oraz zlikwidowanych jednostek organizacyjnych miasta,

11)  prowadzenie Kancelarii Ogólnej,

12)  prowadzenie Biura Obsługi Interesanta,

13)  gospodarka środkami ochrony indywidualnej odzieży roboczej i ochronnej,

14) prowadzenie spraw socjalnych pracowników i emerytów/rencistów z zakresu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.