Urząd Miasta Zamość

Zakres działania Wydziału Organizacyjno–administracyjnego:

W zakresie spraw organizacyjnych:

1) rejestracja i prowadzenie zbioru umów cywilnoprawnych zawieranych przez Prezydenta,

2) wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu i Senatu, Parlamentu Europejskiego, Prezydenta RP oraz przeprowadzenia referendum,

3) wykonywanie zadań związanych z wyborami Samorządowymi we współpracy z Biurem Rady Miasta,

4) obsługa sekretariatu Prezydenta i Zastępców Prezydenta oraz kierowanie obiegiem korespondencji,

5) obsługa organizacyjno-techniczna posiedzeń Prezydenta Miasta,

6) opracowywanie sprawozdań z pracy Prezydenta Miasta,

7) prowadzenie obsługi przyjęć interesantów przez Prezydenta,

8) opracowywanie projektu regulaminu organizacyjnego Urzędu, wdrażanie i kontrolowanie przestrzegania regulaminu,

9) prowadzenie ewidencji porozumień zawartych w sprawie przyjęcia zadań z zakresu administracji rządowej,

10) prowadzenie ewidencji aktów prawnych wydawanych przez Prezydenta oraz ogłaszanie ich BIP,

11) planowanie i organizowanie kontroli wewnętrznej w Urzędzie,

12) prowadzenie kontroli wydziałów urzędu,

13) organizacja załatwiania skarg i interwencji zgłaszanych przez mieszkańców,

14) prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg, wniosków, listów wpływających do urzędu, przekazywanie ich wydziałom, oraz innym jednostkom do załatwienia wg właściwości, opracowywanie analiz ze sposobu załatwiania skarg , wniosków i petycji,

15) organizowanie realizacji zadań z zakresu kontroli zarządczej.

W zakresie kadr:

1) prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników miejskich jednostek organizacyjnych,

2) gospodarowanie etatami,

3) prowadzenie spraw emerytalnych i rentowych pracowników,

4) organizowanie prac związanych z dokonywaniem okresowych ocen pracowników,

5) kontrola dyscypliny pracy w urzędzie,

6) ewidencjonowanie czasu pracy pracowników urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Miasta,

7) organizowanie szkoleń i prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem zawodowym pracowników Urzędu,

8) prowadzenie spraw dotyczących praktyk studenckich,

9) organizowanie naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie i kierowników jednostek samorządowych,

10) współpraca z Urzędem Pracy w zakresie staży absolwenckich oraz organizowanie prac interwencyjnych, robót publicznych  w Urzędzie Miasta,

11) prowadzenie Rejestrów oświadczeń majątkowych osób zobowiązanych do złożenia tych oświadczeń,

12) prowadzenie archiwum akt osobowych byłych pracowników Urzędu Miasta w Zamościu oraz kierowników zlikwidowanych jednostek organizacyjnych,

13) organizowanie służby przygotowawczej dla pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Miasta.

W zakresie obsługi urzędu:

1) utrzymanie porządku i czystości w pomieszczeniach urzędu,

2) zabezpieczenie mienia urzędu,

3) zaopatrzenie urzędu w środki techniczne, sprzęt biurowy i art. papiernicze,

4) prowadzenie ewidencji analitycznej składników majątkowych stanowiących wyposażenie urzędu,

5) gospodarka tablicami i pieczęciami urzędowymi,

6) gospodarowanie drukami i formularzami,

7) zabezpieczenie informacji wizualnej dla interesantów,

8) zabezpieczenie łączności telefonicznej, alarmowej,

9) wykonywanie usług poligraficznych,

10) prowadzenie spraw socjalnych pracowników /rencistów i emerytów /,

11) prowadzenie archiwum zakładowego urzędu oraz zlikwidowanych jednostek organizacyjnych miasta,

12) opracowywanie projektu budżetu miasta oraz koordynacja działań dot. jego realizacji w zakresie działalności wydziału,

13) prowadzenie Kancelarii Ogólnej,

14) prowadzenie Biura Obsługi Interesanta,

15) gospodarka środkami ochrony indywidualnej odzieży roboczej i ochronnej.

W zakresie nadzoru właścicielskiego nad spółkami z udziałem Miasta Zamość:

1) prowadzenie bieżącej analizy i oceny sytuacji finansowej spółek z udziałem Miasta,

2) prowadzenie spraw związanych z tworzeniem, likwidacją i reorganizacją  spółek z udziałem Miasta,

3) prowadzenie spraw związanych z prywatyzacją spółek z udziałem Miasta,

4) przygotowywanie materiałów i uchwał  na Zgromadzenia Wspólników w tym m.in. uchwał dotyczących:

zatwierdzania sprawozdań finansowych i sprawozdań zarządu z działalności spółki oraz o podziale zysku lub pokrycia straty, podwyższania  lub obniżania kapitału zakładowego, zmian umowy spółki, zbycia lub wydzierżawienia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego  prawa rzeczowego, a także zbycie lub nabycie nieruchomości albo udziału w nieruchomości, powoływania i odwoływania członków rad nadzorczych, ustalania zasad wynagradzania dla członków zarządów, udzielania absolutorium członkom organów spółki,

5) współpraca ze spółkami z udziałem Miasta w zakresie wykonywania przez nich zadań statutowych oraz dotyczących pozyskiwania środków finansowych z funduszy zewnętrznych,

6) nadzór nad realizacją programów naprawczych oraz współudział w prowadzeniu postępowań upadłościowych spółek,

7) współpraca z komisjami Rady Miasta Zamość w zakresie prowadzonych spraw oraz przygotowywanie projektów uchwał Rady Miasta Zamość w zakresie spraw realizowanych przez spółki z udziałem Miasta,

8) prowadzenie sprawozdawczości z działalności spółek wynikającej z przepisów prawa.

W zakresie informatyki i łączności:

1) tworzenie projektów i opracowań w zakresie rozwiązań i koncepcji informatycznych,

2) wdrażanie nowych systemów informatycznych, aktualizacja istniejących,

3) organizowanie szkoleń dla pracowników urzędu z zakresu zastosowania systemów informatycznych,

4) zapewnienie ochrony, poufności i bezpieczeństwa przechowywania oraz teletransmisji danych gromadzonych w informatycznych bazach danych urzędu,

5) administrowanie bezpieczeństwem informacji,

6) opracowywanie i realizacja procedur polityki bezpieczeństwa systemów informatycznych urzędu zgodnie z obowiązującymi przepisami,

7) prowadzenie bieżącego serwisu technicznego sprzętu komputerowego, telekomunikacyjnego, okablowania strukturalnego i oprogramowania oraz wykonywania innych prac związaniem z utrzymaniem systemów informatycznych urzędu,

8) zapewnienie dostaw akcesoriów i materiałów eksploatacyjnych do urządzeń komputerowych

9) administrowanie siecią komputerową urzędu,

10) zapewnienie sprawnego funkcjonowania łączności telefonicznej VoIP i elektronicznej w zakresie działania urzędu,

11) realizacja projektów związanych z informatyzacją urzędu,

12) prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego, programów i systemów informatycznych znajdujących się na wyposażeniu urzędu,

13) obsługa informatyczna wyborów i referendów,

14) wdrażanie projektów informatycznych obejmujących jednostki podległe,

15) nadzór nad naprawami, konserwacją oraz likwidacją urządzeń komputerowych,

16) zarządzanie kontami i hasłami użytkowników i nadzór nad przestrzeganiem procedur określających dostęp do systemów informatycznych,

17) nadzór nad czynnościami związanymi z ochroną antywirusową i antywłamaniową sieci,

18) ewidencja i aktualizowanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych lub w zbiorach w wersji papierowej,

19) udział w projektach nadrzędnych/krajowych, ich adaptacja i realizacja w zakresie możliwości i obowiązków gminy,

20) opracowywanie oraz przygotowywanie materiałów graficznych w formie drukowanej oraz elektronicznej.

Odpowiedzialny:

Jolanta Typiak
e-mail: jolantatypiak@zamosc.pl

Kamil Pawliczuk

e-mail: kamilpawliczuk@zamosc.pl